แบบฟอร์มใบเสนอราคา สำหรับธุรกิจ เริ่มขายได้ใน 1 นาที

ใบเสนอราคา (Quotation) เป็นเอกสารที่ผู้ขายจัดทำขึ้นเพื่อแจ้งรายละเอียดราคาและข้อมูลสินค้าหรือบริการให้กับลูกค้าพิจารณาก่อนตัดสินใจซื้อ โดยปกติจะออกให้หลังจากที่ทั้งสองฝ่ายได้พูดคุยความต้องการเบื้องต้นกันแล้ว เอกสารฉบับนี้ถือเป็นเครื่องมือสำคัญที่ช่วยให้ลูกค้าเห็นภาพรวมของค่าใช้จ่ายทั้งหมดอย่างชัดเจน รวมถึงรายละเอียดต่างๆ เช่น ชื่อสินค้า/บริการ จำนวนที่สั่ง ราคาต่อหน่วย ยอดรวมทั้งหมด วิธีการชำระเงิน และเงื่อนไขพิเศษต่างๆ ที่เกี่ยวข้อง ซึ่งข้อมูลเหล่านี้จะช่วยให้การตัดสินใจซื้อเป็นไปอย่างมั่นใจและโปร่งใสมากยิ่งขึ้น

ความแตกต่างหลักระหว่างสองเอกสารนี้อยู่ที่จังหวะเวลาและวัตถุประสงค์การใช้งาน ใบเสนอราคาจะออกให้ในช่วงที่กำลังเจรจาหรือพิจารณาการซื้อขาย เป็นเสมือนข้อเสนอที่ลูกค้ายังไม่จำเป็นต้องยอมรับทันที สามารถขอปรับเงื่อนไขหรือเจรจาต่อได้ ในขณะที่ใบแจ้งหนี้จะออกหลังจากที่มีการส่งมอบสินค้าหรือให้บริการเรียบร้อยแล้ว มีวัตถุประสงค์เพื่อเรียกเก็บเงินจากลูกค้า อีกทั้งใบเสนอราคามักจะระบุระยะเวลาที่ราคาที่เสนอนั้นยังคงใช้ได้ เช่น "ราคานี้มีผลถึงวันที่ 31 ธันวาคม 2569" ส่วนใบแจ้งหนี้จะระบุกำหนดชำระเงินและเงื่อนไขการชำระที่ชัดเจนแทน

เอกสารใบเสนอราคาที่สมบูรณ์ควรแบ่งออกเป็น 3 ส่วนใหญ่: ส่วนที่ 1: ข้อมูลทั่วไป - ควรมีคำว่า "ใบเสนอราคา" หรือ "Quotation" ที่ชัดเจน, โลโก้และชื่อบริษัทผู้ออกเอกสาร, ข้อมูลติดต่อและเลขประจำตัวผู้เสียภาษีของทั้งผู้ขายและผู้ซื้อ, หมายเลขเอกสารเพื่อการอ้างอิง, วันที่ทำเอกสาร พร้อมระบุวันหมดอายุของราคาที่เสนอ ส่วนที่ 2: รายการสินค้า/บริการ - แสดงในรูปแบบตารางเพื่อให้อ่านง่าย ประกอบด้วย รหัสหรือลำดับสินค้า, คำอธิบายสินค้า/บริการอย่างละเอียดพอสมควร, จำนวนและหน่วยนับ, ราคาต่อหน่วย, ยอดรวมของแต่ละรายการ, คำนวณภาษีมูลค่าเพิ่ม (ถ้ามี), และยอดสุทธิที่ต้องชำระทั้งหมด ส่วนที่ 3: ข้อมูลเพิ่มเติม - มีพื้นที่สำหรับลงลายมือชื่อผู้มีอำนาจทั้งสองฝ่าย, ช่องสำหรับเขียนวันที่ลงนาม, เงื่อนไขการชำระเงินหรือข้อตกลงพิเศษ, และหมายเหตุสำคัญอื่นๆ ที่ควรทราบ

โดยทั่วไปแล้ว อายุของใบเสนอราคาจะอยู่ที่ประมาณ 7-30 วัน แล้วแต่ผู้ขายจะกำหนด ซึ่งระยะเวลานี้จะต้องระบุไว้ในเอกสารอย่างชัดเจน เช่น "ราคาดังกล่าวมีผลถึง 31 ธันวาคม 2569" เหตุผลที่ต้องมีการกำหนดอายุเพราะราคาสินค้าวัตถุดิบหรือต้นทุนการผลิตอาจมีการเปลี่ยนแปลงตามสภาวะตลาด หากลูกค้าสนใจแต่ใบเสนอราคาหมดอายุไปแล้ว จำเป็นต้องติดต่อขอเอกสารใหม่เพื่อให้ได้ราคาล่าสุดและถูกต้อง การกำหนดอายุที่ชัดเจนนี้ยังช่วยป้องกันความเข้าใจผิดและข้อพิพาทระหว่างผู้ซื้อและผู้ขายอีกด้วย

การประทับตราบริษัทไม่ได้บังคับตามกฎหมาย แต่สิ่งที่ขาดไม่ได้คือลายเซ็นของผู้มีอำนาจในการอนุมัติ ซึ่งจะช่วยยืนยันความถูกต้องของเอกสาร อย่างไรก็ตาม การมีตราประทับจะช่วยเพิ่มความน่าเชื่อถือและความเป็นมืออาชีพให้กับธุรกิจ โดยเฉพาะเมื่อต้องทำธุรกิจกับหน่วยงานราชการ บริษัทขนาดใหญ่ หรือองค์กรที่ต้องการความเป็นทางการสูง สำหรับยุคดิจิทัลปัจจุบัน หลายธุรกิจเริ่มใช้ลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์แทนการเซ็นด้วยมือและประทับตราแบบเดิม ซึ่งก็ได้รับการยอมรับในทางกฎหมายเช่นกันและสะดวกสำหรับการส่งเอกสารผ่านช่องทางออนไลน์

การออกใบเสนอราคาบนโปรแกรมบัญชีออนไลน์ FlowAccount สามารถทำได้ทุกคน โดยไม่จำเป็นต้องมีพื้นฐานด้านบัญชีมาก่อน

• เพียงใช้ข้อมูลเรา
• ข้อมูลราคาที่ตกลงกับคู่ค้า
• ข้อมูลวันเวลาของกำหนดการ
• ข้อมูลลูกค้า

การออกใบเสนอราคาบนโปรแกรมบัญชีออนไลน์ FlowAccount ไม่มีค่าใช้จ่าย

การออกใบเสนอราคาบนโปรแกรมบัญชีออนไลน์ ช่วยให้ข้อมูลที่ใช้รับงาน หรือการซื้อขายถูกสำรองไว้บนระบบตลอดเวลา ไม่ต้องกลัวการสูญหาย และสามารถมาตรวจสอบข้อมูลย้อนหลังได้ทุกเมื่อ

และ FlowAccount ใช้บริการระบบฐานข้อมูลคลาวด์จาก Amazon Web Service ที่มีการป้องกันความปลอดภัยของข้อมูลเทียบเท่าระดับสากล จะไม่มีการนำไปเปิดเผยให้กับบุคคลภายนอกที่ไม่ได้รับอนุญาตโดยเด็ดขาด

การออกใบเสนอราคาในโปรแกรมบัญชีออนไลน์ FlowAccount สามารถพิมพ์เป็นกระดาษ หรือบันทึกเป็นไฟล์เก็บไว้ได้

แต่หากไม่ไม่ได้ทำทั้ง 2 วิธีดังกล่าวข้างต้น ข้อมูลใบเสนอราคาก็ยังจะถูกจัดเก็บไว้ในระบบออนไลน์ จนกว่าจะมีการแจ้งลบไฟล์ หรือข้อมูล

การออกใบเสนอราคาสามารถทำได้โดยพนักงานหลายตำแหน่งภายในบริษัท ขึ้นอยู่กับโครงสร้างและขนาดของธุรกิจ:

• บริษัทขนาดเล็ก: มักเป็นหน้าที่ของเจ้าของกิจการเองหรือพนักงานขายที่ติดต่อลูกค้าโดยตรง
• บริษัทขนาดกลาง-ใหญ่ - อาจแบ่งหน้าที่ให้ทีมขาย (Sales Team) หรือฝ่ายบัญชีเป็นผู้จัดทำ
• ธุรกิจที่ใช้โปรแกรมบัญชี - มักให้ฝ่ายบัญชีดูแลการออกเอกสารทั้งหมดเพื่อความเป็นระเบียบ
• ผู้มีอำนาจลงนาม- ไม่ว่าใครจะเป็นผู้จัดทำ ต้องมีการ
• การมอบหมายงาน บางบริษัทอาจมีเจ้าหน้าที่เฉพาะทางหรือผู้ช่วยที่ได้รับมอบหมายให้ดูแลเรื่องเอกสารธุรกิจ

สิ่งสำคัญคือต้องมีลายเซ็นผู้มีอำนาจเพื่อเพิ่มความน่าเชื่อถือและทำให้เอกสารมีผลผูกพันทางกฎหมาย

การออกใบเสนอราคามีรายละเอียดสำคัญที่ต้องระมัดระวังเพื่อหลีกเลี่ยงข้อผิดพลาดที่อาจส่งผลกระทบต่อธุรกิจ:

• ตรวจสอบความถูกต้องของข้อมูล - ชื่อลูกค้า ที่อยู่ เลขประจำตัวผู้เสียภาษี ชื่อสินค้า/บริการ ราคา และจำนวน ต้องถูกต้องทุกรายการ
• ระบุเงื่อนไขให้ชัดเจน - เงื่อนไขการชำระเงิน ระยะเวลาส่งมอบ การรับประกัน และค่าใช้จ่ายเพิ่มเติม (ถ้ามี) เพื่อป้องกันข้อพิพาท
• กำหนดวันที่และอายุเอกสาร - ระบุวันที่ออกเอกสารและวันหมดอายุของราคาที่เสนอให้ชัดเจน เช่น "ราคานี้มีผลถึง 31 มีนาคม 2568"
• คำนวณภาษีอย่างถูกต้อง - หากธุรกิจจดทะเบียน VAT ต้องแยกแสดงภาษีมูลค่าเพิ่ม 7% อย่างชัดเจนและคำนวณให้ถูกต้อง
• ใช้เลขที่เอกสารที่ไม่ซ้ำ - จัดทำระบบเลขที่เอกสารที่เป็นระเบียบเพื่อง่ายต่อการติดตามและอ้างอิง
• เก็บสำเนาเป็นหลักฐาน - เก็บไฟล์หรือสำเนากระดาษไว้อย่างเป็นระบบอย่างน้อย 5 ปี เพื่อใช้อ้างอิงหรือตรวจสอบ
• ตรวจทานก่อนส่ง - อ่านทบทวนเอกสารทุกส่วนก่อนส่งให้ลูกค้าเพื่อลดโอกาสผิดพลาด